Após a entrada em vigor do novo Código Civil, em 2002, que substituiu o Código Civil de 1916, as convenções de condomínio mais antigas ficaram desatualizadas em aspectos importantes, como a extinção da figura do subsíndico — que, de qualquer forma, sempre foi opcional — e a definição das atribuições do Conselho Fiscal, também facultativo, que agora se destina apenas a fiscalizar as contas do síndico e a emitir um parecer sobre elas. Ou seja, o Conselho Fiscal não tem o poder de decidir sobre as contas, mas apenas de recomendar à Assembleia Geral sua aprovação ou rejeição.
Ainda que adequar o texto da antiga Convenção à atual legislação não seja em si uma tarefa das mais difíceis, há o problema crucial da burocracia que envolve a sua averbação no Cartório de Registro de Imóveis.
O rol de exigências, que é imenso e desanimador, costuma variar conforme o cartório, e torna-se ainda mais complexo no caso de condomínios com maior número de unidades. Será preciso reconhecer todas as assinaturas na lista de presença e no texto aprovado; no caso de unidades pertencentes a casais, será necessária a rubrica em todas as páginas e a assinatura de ambos os cônjuges, podendo ser por procuração com firma reconhecida; das unidades com mais de um proprietário, será exigida a assinatura e rubrica de todos os coproprietários ou seus procuradores; os condôminos pessoas jurídicas deverão apresentar cópia autenticada do contrato social. Por fim, a minuta da nova Convenção deverá ser previamente enviada a todos os condôminos.
Muitas vezes, nem o síndico, nem a administradora, sabem ao certo quem são os atuais proprietários das unidades, especialmente no caso daquelas pertencentes a mais de uma pessoa. Uma forma mais econômica de verificar a titularidade das unidades das quais se tenha dúvida é a matrícula online, de menor custo que a certidão emitida pelo cartório. Ela fica disponível para consulta durante 24 horas e pode ser salva em PDF, devendo-se observar que, embora informe corretamente os nomes dos proprietários, não tem valor legal para transações imobiliárias.
O difícil, no caso de médios e grandes condomínios, é reunir a quantidade de condôminos, cônjuges e coproprietários cujas frações ideais representem dois terços do total necessário para a aprovação da Convenção, além de entrar em contato com os condôminos residentes em outras cidades e pedir-lhes procurações com firma reconhecida.
Por conta da exigência da assinatura de todos os proprietários de cada unidade, a lista de presença deverá ser maior, impressa na posição horizontal, também chamada “paisagem”.
Portanto, antes de decidir alterar a Convenção e marcar a respectiva AGE, o síndico deverá se comunicar com os condôminos detentores de pouco mais de dois terços das frações ideais — para ter uma margem de segurança no caso de ausências — e certificar-se de que eles comparecerão ou enviarão procurações. Adicionalmente, convém que vá ao Cartório de Registro de Imóveis e peça a relação completa das exigências para a averbação do novo documento.
Muito provavelmente, a nova Convenção terá de ser assinada posteriormente, uma vez que poderão ocorrer alterações no seu texto no decorrer da AGE de aprovação, e a sua edição deverá ser feita com extremo cuidado.
Uma vez tomada a decisão de alterar a Convenção, vale a pena aproveitar a oportunidade e atualizar também o Regulamento interno, já que muitos deles, especialmente os mais antigos, contêm expressões discriminatórias, como “serviçais”, além de cláusulas que proíbem empregados de utilizar os elevadores sociais, o que hoje constitui violação à lei. Fora isso, um novo Regulamento Interno, bem preparado, proporcionará um aumento da segurança do condomínio, inclusive no aspecto jurídico.
